2018年10月24日《周三晚8點-易凱有約》第八十期由湖南伍峰光電唐總分享，分享主題：探討廣告公司的管理制度如何制定。







湖南伍峰光電有限公司成立于2008年9月，是一家專業從事研發、生產、銷售、服務為一體的現代化股份制企業，是目前省內知名的LED材料服務商和大型廣告字加工制品基地；伍峰人秉承“合作共贏，共同發展”的宗旨，堅持“穩步發展，不斷創新， 努力提高客戶的綜合競爭力”的經營理念，以“誠信為根，服務為本”的原則；我們持續努力為三湘大地的LED顯示屏、景觀亮化、戶外廣告等城市美化添磚加瓦。公司分兩大塊經營，第一塊是LED材料批發；第二塊是廣告字加工。聚焦關注LED應用在廣告行業、節能減排上的機遇和挑戰，做廣告行業一站式品牌服務商；伍峰愿與你攜手并進，共創未來！伍峰光電能取得今天的成績感謝有您!



以下是唐總部分分享內容：

親愛的廣告界的朋友們，易凱軟件的各位伙伴們，大家晚上好!



非常感謝易凱軟件梁芳和小朱的邀請,同時感謝易凱軟件為我們提供這么好的一個平臺，讓我們有機會在這個平臺上共同學習、共同交流、共同分享。今天來到這個群里的老板們都是易凱軟件的用戶，所以我們就是“易凱一家人”，再次感謝易凱的家人們！



首先，我來個自我介紹，我來自湖南伍峰光電有限公司的唐海峰，湖南邵陽人。我們公司成立于2008年的9月成立于美麗的星城長沙，至今已經走過了十個年頭。我們公司分兩大塊的經營，第一塊是LED顯示屏材料批發、廣告光源材料批發、亮化工程材料批發，主要代理品牌有：福建強力巨彩LED顯示屏全線產品，創聯防雨電源湖南運營中心。第二塊是大型的激光切割同行加工、廣告字同行加工、標牌標識同行加工及UV打印。



客戶群體大部分都是廣告界的廣告同行，今天借這個機會和平臺向大家學習探討并分享個人進入廣告行業以來的一些心得。



今天我要分享的主題是探討廣告公司的管理制度如何制定？國有國法，家有家規，當然企業也有企業內部的管理制度，而且不同的企業有不同的管理制度，同一個企業里面也有不同部門的不同內容的管理制度。



并且制度要根據企業的發展的階段性來修改完善，個人覺得一套適合于自己公司發展的管理制度是要經過日積月累，不斷的改進與完善才能得到的，沒有哪套現成的管理制度可以讓你照搬不改或終身受用的。



個人認為廣告公司的管理也是分兩大塊，第一塊是軟件方面的管理制度；另一塊是硬件方面的管理制度。所謂軟件方面，就像廣告公司用到的像易凱廣告加工軟件、還有我們的設計軟件、機器操作的一些軟件等等。



今天在群內的前輩們都是易凱的老用戶，我是從2013年開始用上易凱軟件的。開始我們用的是易凱的商貿版，因為前期我們是做材料批發的，后來增加了廣告字加工，所以，商貿版就沒有辦法去滿足我們的需求，因為字加工的規格、工藝要求太多了就沒有辦法在商貿版上輸入這些的，所以我就跟易凱的小伙伴說了這個問題，好像不到一個月的樣子就回復我說只要加費用就可以升級到企業版。



大家都知道如果說在沒有用到任何管理軟件的時候，開銷售或加工單都是開手工單，也是我們開始、簡單的、原始的開單方法。白天我們一般就開了手工單，晚上就花時間去登記或者把手工單一個個的輸進到Excel里面去做統計。但是在客戶量、銷售量大的時候，我們要打開這個Excel表就要半天或者大半個小時，所以要統計客戶的銷量，要出電子版清單給客戶的時候那更是難上加難，而且很浪費時間和浪費精力，而且很容易出錯或漏單。



特別是那些欠款的客戶，對賬的時候漏單就是漏錢，因為每天開單不能保證都是同一個人在開，開單的時候客戶名稱就不能完全保證是一模一樣的。就算同一個人來開單，也會出現同一客戶開出來不同名稱，有時候開單可能有的公司名字前面加個地址，所以統計起來的時候就會漏單。



還有比較頭痛的是：我們同一種產品在開手工單的時候，同一規格的產品會開出多個名稱出來，原因也是開單人對產品規格多加字或減少了來描述說明都很正常，不能有效管控一個產品名稱按標準來開單，從而一個產品就變成多個名稱。



自從與易凱軟件結緣之后，這些問題就統統就沒有了，大家都知道，易凱軟件的客戶名稱或產品規格都必須首先在基礎數據里把它輸進去之后直接選用就行了，不能任你隨便輸入規格型號了，這樣就標準化、規范化，再不會出現重復，大大的節約了我們的人力物力，提高我們的工作要效益。



還有一些軟件設計方面的軟件、機器操作方面的軟件也要不斷的去跟蹤升級，才能提高我們工人的工作效益。另一塊硬件方面的管理制度這一塊就更廣了，包括的項目也是非常非常的多。





工廠有多少個部門，幾乎每個部門都有一套管理制度！我們公司是股份制的，前期創業的時候，因為我們只做材料批發沒有做加工，所以也就只有我們股東幾個人在做，另外招了幾個在倉庫里面備貨、發貨的。那個時候的管理制度根本就沒用，也用不上，就是等于1個省略號。



后來由于增加了廣告設備，從事廣告加工，事情自然就多了很多，人員也從原來的十來個人增加到現在的60多號人。



到了這個時候，我就意識到管理的重要性，沒有一套行之有效、接地氣的管理制度是很難讓公司走上正軌，想要把公司做大做強，那是不太可能的事。時時刻刻待在公司不吃不喝，我覺得這是很難去實現的。因為問題實在太多了，那時候的我們自己每天上班來最早、下班最晚，任何事情都是沖在前線，自己帶頭，親力親為。



以身作則，任何一件事情都是靠自己來盯著把它完成，如果哪一工序讓員工單獨去做，自己沒在現場，第二天就能接到客戶投訴。上班的時候哪里有問題，哪里就有我們的身影，我們就像消防員一樣的，碰到任何方面的問題，都是靠我們自己去處理，才能搞定。



所以那時候非常地苦惱、也非常地迷茫，不知道這樣走下去什么時候才是個頭，沒有了方向，不知道該怎么走下去。



碰到關于任何員工制度方面的問題，我都以人性的大化的來處理問題，只要是員工能想到、提到的員工需求，我們都會盡量去以人性化的、全新化的態度來處理。



越是這樣，我們的問題就越來越多，同樣的問題天天出，同樣的事情天天做不好。因為我們一套字加工的工序：從接單--設計--下料切割--焊接--接燈--組裝--測試--打包--出貨，那時候，我感覺只要有哪一個環節，我們不去盯，我們不去看，就會出問題，就會有客戶投訴。



而且那些問題都是一些比較普遍的、比較簡單的、周而復始、沒完沒了的。而且這個行業本來就是臟、累，產品是非標準、客戶定制為主的行業，所以不管理好員工，哪怕有三頭六臂，一天不吃不喝，可能也沒有辦法來讓公司繼續走下去。



所以后來我靜下心來思考工廠主要出現的問題，表現在我們的員工哪方面的問題，我自己做了一下總結：

第一是員工他沒有責任心，因為員工他沒責任心，就會有很多事情是不應該發生的都會發生。



第二是沒有上進心，做任何事根本不會用心去想這個事情要怎么樣才能把它做好、怎樣做才能出效益，更不會有團隊的合作精神。



因為我們工廠的人慢慢多了，員工會出現這些問題都沒有辦法改掉，當時我就想會不會是我們公司的工資太低了，還是怎么樣？因為我們是包吃包住的，在生活水平這一塊我盡量在我的管控范圍之內，我們一餐是三菜一湯，而且必須有葷菜，我是覺得民以食為天，首先要保證他們有好的身體才能好好工作，保證員工不要每天為生活擔憂，我想在生活方面應該是不會有問題。



后來我帶著工資低的這個問題，我也去同行兄弟廠作過了解，并私底下找過同行的兄弟公司的員工，問起他們的工資待遇方面。



后來才知道，不打聽不知道，其實我們的工資水平在同行的同等條件的情況下，我們公司的工資是高于同行的：比那些稍微差一點的大概要高出20%的工資，比好一點的也有超出10%左右。所以應該不是這個問題，后來，我左思右想應該問題出在制度上，是公司沒有一套完整的制度標準，員工他不知道事情要怎么樣做或者要怎么樣才能不出錯，怎樣做才能提高效益。



因為那時候我們不但沒有制度，也沒有對員工生產的產品定標準，更沒人對新員工進行崗前培訓。



開始的時候，對員工沒有做新產品培訓，對新員工也沒有做上崗前培訓，所以，就沒有誰去告訴他這個事情一定要做到什么程度，要跟什么樣的產品做對比確認沒有問題之后才能出貨。



特別是現在的90后靠近00后的員工，他們的工作是看心情來做事的，心情好的時候做出來的產品就能讓你滿意。



如果說哪天他遇到問題或者是碰到什么不好事情的時候，他心情比較低落時，那他一出手必定就出錯，而且出錯之后，會有各種理由和借口來推卸責任。我非常記得有一次，我們客戶下了一套不銹鋼的扣邊發光字，要求邊高是兩公分。



其實我們做廣告的都知道，擴邊發光字兩公分的邊高是不能做的，那時候開始我們還是裝模組，沒有現在的S燈帶，模組本身就那么高，然后再裝進去的，幾乎就頂到面板了，打光的時候直接在面板上面，肯定是不均勻，還是有陰影的，這個是肯定不行的。



我們的接單員按客戶的要求把單接下來了，后來到設計師設計文件、激光切割、再到邊帶的開糟、焊接、組裝，再去測試、打包、出貨。



因為我們主要是做下面地級市的客戶比較多，都是每天發貨的。客戶收到貨，客戶打開一看，然后拍照反饋上來，我當時也很生氣，我立馬就找到我們相關的人員，問到底這是怎么一回事？這么簡單的問題，竟然經過這么多的工序都沒有人發現出問題？就算接單員沒注意，但后面經過邊帶開糟、激光焊接，最后還通過測試燈光的，要么就沒測試就出貨，只要有測試的看打光，肯定百分之百能看到問題的，最后給我答案讓我驚呆了，他們告訴我是按“客戶的要求”做的。



這個答案讓我哭笑不得，我都不曉得怎么說才好。按照常理，一個有經驗的廣告接單員，在客戶提出不合理的工藝要求時，一定要從專業的角度告訴客戶不能這樣做，而且要把如果按這樣做的問題出在哪要同客戶解釋清楚，因為終端客戶他根本不懂字加工的工藝。



這個事情之后，我覺得我們的員工在這方面真的是沒有用心。我回到辦公室之后把管理人員召集到會議室，把前期出現的所有問題一個個列出來，列不出來的，讓他們找他們自己的員工列出來，并要附上對策及解決方案，后來就陸陸續續的制定了適合于我們自己管理制度和接單管理制度等等。其實，原來我們也是有管理制度的，那些都是模仿其他同行或者在網上下載的，有些也是有自己想出來的，這些管理制度少則幾十條，多則幾百條。



其實這些都是紙上談兵，對于我們的員工來說是根本沒有用，有時候我們把一本規章制度掛在墻上，他們根本就沒有去看，有時候去看了也是走馬觀花，根本就不記得。甚至連我們員工犯上了規章制度之后，就是連主管或者是管理人員也有可能不記得的。



所以，我當時的想法就是：規章制度的制定是讓所有員工全員參與一起來制定，把他們平常所有做錯的、不能做的、不想做的、不愿意看到的壞習慣，都一條一條的讓他們自己寫出來！



首先讓生產部的主管先帶頭讓他的員工把所犯的錯誤，一條一條地歸納起來，包括應對措施和解決方案都要有一個詳細的說明！



然后再拿到我這邊審核，如果說還我不滿意的問題點或事情還沒有例出來的，我會引導主管，我問：像某某這個問題是不是我們都不想看到的問題？這些事情是不是不能出現？主管就會告訴我：對，這個也不能出現。然后讓主管用同樣的方法去引導員工，慢慢的讓他員工也知道這個不能干。再從他的員工的口里面說出來，再歸納后就是一套完整的某一部門的管理制度。



所以我覺得這個管理制度不能讓管理層來定，也不能讓老板來定，這個必須由員工全員參與，來定這個標準，來定這個制度。



這樣執行起來就比較簡單，因為是自己定出來的東西，他肯定就會遵守它，至少會避免重復犯錯。自己立出來的制度，自己犯下的錯誤自己來承擔。另外一點就是我們一起來定這個規章制度，員工會感覺到我們是一個整體，是大家一起而不是我們老板一個人定出來的讓他們執行。站在員工的角度，這個方法可能對他們有點用，因為他覺得他有這個權力來制定制度，他就容易去接受這個制度。后來我們公司的獎罰制度也是一樣的，讓他們自己定下來。



我們公司關于獎罰制度，其中有一點是由我來制定的：就是罰款的金額不管大小都不允許進入公司財務系統。一般人的心態就是不愿意讓人家占我便宜，如果罰款的金額進到公司財務之后，他們會認罰款為公司創收，可能就會有反感的情緒。我們規定罰款就是由他們每個部門的助理統一保管，到月底供他們自己自由的去消費。



就是說取之于民，用之于民，公司不用他一分錢。員工在這方面覺得公司并不是在意收他們的罰金，如果我規定把罰金直接進財務，員工他肯定會想公司以這個罰金來增加收入，所以他們肯定會有一些負面情緒。



在這樣的情況下，我們的員工把各自的部門制度不斷地完善，經過幾個月之后，我們公司的各方面都有改觀，從財務制度來看就節省了不少開支。員工也有帶著責任心來上班，心情方面也比較好一些。



原來，我發現他們上班都是根據心情來工作的，帶著情緒來工作的，所以心情方面是他們工作大的一個變數。事情不好的時候產品亂擺亂丟，因為我們做廣告的，大家都知道產品亂擺亂丟很容易把外殼刮壞，亞克力的面板也會損壞，面板損壞或者是外殼損壞，就必須要重新做一套，這樣的成本自然就會增加了一半。所以只有想辦法讓員工心情好起來了，事情都好辦了！



其實老板都能看得到，如果一個員工不出錯的情況下，我們的員工一天可能會幫我們增大幾十塊錢的利潤，甚至會更多；但是管理或控制不到位的時候，一個員工隨隨便便一天就可以幫你損失掉幾百塊。



一個雕刻師傅，把字雕刻壞了，然后又重新來雕，一張亞克力就是一百多到幾百元，迷你板一張就上千元，如果員工他帶著情緒，對公司不滿的時候，他把亞克力或者是不銹鋼的材料雕刻壞之后，他丟到廢料堆里面去了，我們老板是沒辦法知道的，除非讓你看到，所以我們公司在用了易凱軟件之后，把每套字的成本很快的按照平方算出來了，這就體現到一個管理方面的價值，因為沒有一個成本核算，因為除非你親眼看到員工浪費，要不然是沒辦法來管控。



曾經還有一件事就是讓我見識到現在的員工真的不一般，他們的思維同我們70后的差異真的太大了！他們現在的做事風格就是不按常理出牌，曾經我們公司招了一個女孩子，從學校畢業出來之后，在我們公司擔任一個平面設計的工作，她來到公司上班的表現也非常的好，在工作方面也很賣力，每天沒有做完的事情都會主動留下來，加班加點把它弄好！當然公司對她的工作是非常的認可，在薪資方面自然也會跟著提高，我們還準備把她作為儲備干部培養的。



可是剛過了好像是半年不到一年的時候，她就突然提起了離職，要跳槽。當時我感到很意外，我立馬就安排找她談話，我把公司對她的期望、公司發展的愿景都一一跟她說了個遍。可是她的回答是：“干廣告太累了，我從來就沒有準備在這個行業里面一直干下去的，只是老板你沒有發現而已”。



這個回答也讓我吃驚，按照常規來說，她平時表現這么優秀，肯定是想往這方面發展的呀，要不然她也不會在這行業呆這么久，也不會這么賣力的去工作。后來才知道我的想法是錯的，因為他們的想法就是不一樣，就是不按常理的，也可能是我們沒有經常跟她們去溝通，沒有去了解她的動向。



所以后來我要求我們的員工每周一是必須開大會的，而且每次必須要有員工上臺發言，就講一些每周發生的東西，因為每周都有一些優秀的員工評比，他們會發表獲獎感言，一些好的東西分享給大家。



部門的內部每天都有一個小會，就是思想交流和當天工作的情況交流。員工之間有一些交流，加深感情，員工的動向和想法也及時的反映出來，這樣員工之間的關系也相對會比較的融洽。一個工廠只先要把員工的工作激情激發出來，一些事情就好辦了，其實他們的潛力真的無限。



我們公司現在全部工序已經是按計件來計算工資，也就是多勞多得。計件后，制度肯定要比以前有一些改善了，不是以前的那種制度了，制度和計件單價也是按原來的方法引導員工，全員參與來制定。管理人員時不時對經營的制度做一些微調。這樣的話，年復一年、月復一月地執行下去之后，慢慢的形成了公司的一個企業文化。



新來員工他一進來公司之后就會跟著這個大潮流，首先培訓之后，他也就會跟著企業文化來走。我個人認為不管是哪個部門的管理制度還是全公司的管理制度，一旦公布出來之后，公司要從上到下都要按照規章制度來執行，包括老板也不允許搞特權，要一視同仁。大家才覺得這個規章制度是公平公正，且是神圣，誰也不能輕易去破壞它！



制度一旦執行之后，管理層也就比較輕松，有制度了，就按章辦事，管理起來也就順理成章的事！現在我們這個管理層、包括我們老板都比較輕松了，現在我們一個星期都不在公司都不會出問題，有時候我們在外出差的時候，故意把手機關掉，工廠打過來的電話我們一律不接，最終他們還是有辦法去解決的，以前我們一點小事都要問，問了老板之后才做決定，現在不是了，有了制度，就讓他們就按照制度辦事，如果這次制度上沒有的，他們就會自己會想辦法去搞定，下次他一定想辦法會加上去的。



這管理制度的存在的一個價值所在，我的分享主要是我們的制度是靠全體員工參與來制定出來，他們自己制定出來的東西，他們自己會去遵守。不要以管理層或者是老板的名義去把它規定下來，他們會覺得是強制性的，執行起來就有難度。所有事情，只有從“要我做”轉變成“我要做”時，一切都就簡單了；我們要讓復雜的制度簡單化！



好了，今天我的分享就到這里，感謝你的收聽與陪伴。各位老板如有時間到長沙來，歡迎您到我公司來坐坐，指導工作，最后祝各位老板生意興隆，紅紅火火。



Q：唐總，您們公司的制度和獎懲是一起的嗎？

A：您好!我們公司的標準制度和獎懲制度是分開的，獎懲制度是在標準制度的基礎上另加有些標準外的獎勵，比如說后一道工序者發現前一道工序者的錯誤是有獎的，重復出錯是加倍懲罰。還有，我和部門管理者之間每個月都有簽(獎懲)任務協議，任務大致就是兩點:①每月的出錯率不能超過多少次;②每人每月必須提交1份有效的提案改善;同樣，管理者也會學我和生產者簽任務協議，這樣一環扣一環，這樣就能解放出我們的管理時間，還有，我們每周和每月都有PK機制及獎懲大會，目的為了增強員工的榮譽感。